Инструкция для работы в личном кабинете

Оглавление

1. Схема процесса «Кабинет поставщика». 5
2. Регистрация в личном кабинете. 6
3. Подача заявки на аккредитацию.. 9

3.1.  Отзыв аккредитации. 13

4. Создание документа «Квалификация». 14
5. Просмотр лотов и формирование предложений. 16

5.1.  Формирование предложений поставщика. 18

6. Участие в переторжке. 24
7. Просмотр выигранных лотов. 28
8. Просмотр заключенных договоров. 28
9. Просмотр заказов поставщику. 29

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли устанавливать на компьютер платформу 1С для работы в личном кабинете?

Ответ: нет, для работы в личном кабинете платформа 1С не нужна

2. Я получил приглашение поучаствовать в переторжке. Почему я не могу создать новое предложение на основании лота?

Ответ: новое предложение необходимо создавать на основании предыдущего предложения.

3. На вашем сайте есть информация о торгах, однако я не вижу их в своём личном кабинете в списке. Почему?

Ответ: вы не отметили соответствующий лоту вид деятельности при создании анкеты. Обратитесь к своему менеджеру.

4. Мне необходимо создать два первоначальных предложения по одному лоту. Могу ли я это сделать?

Ответ: да, можете.

5. Я не помню пароль от личного кабинета. Как его узнать?

Ответ: воспользуйтесь сервисом восстановления пароля по адресу https://www.ahstep.ru/pass_reset

Для восстановления пароля воспользуйтесь ссылкой -> Восстановить пароль

1. Схема процесса «Кабинет поставщика»

2. Регистрация и вход в личный кабинет https://cabinet.ahstep.ru/partner/

Приглашение войти в систему Личного кабинета 1С Управление Холдингом для прохождения процедуры регистрации и последующей аккредитации размещено в открытом доступе на сайте Агрохолдинга "СТЕПЬ" в разделе работы с «Закупки», либо может направляться поставщикам по электронной почте. Приглашение состоит из ссылки на вход, временных логина и пароля для авторизации в личном кабинете.

Пройдя по ссылке и введя логин и пароль, поставщик заходит в программу. В единственном доступном окне ему предлагается заполнить «Анкету поставщика» (рис 1).

Рисунок 1

Пользователь последовательно должен заполнить все реквизиты, а именно:

• Имя для входа – логин, который будет использоваться для входа в систему. Имя для входа не должно содержать пробелы, при их наличии программа выводит следующее сообщение (рис 2)

Рисунок 2

! И регистрация в программе будет невозможна.

• E-mail – адрес электронной почты, на которую будут приходить оповещения о закупках и решение по аккредитации;
• Вид поставщика – юридическое или физическое лицо.! Важно для ИП необходимо выбрать вид поставщика «Физическое лицо». Обратить внимание, что поля для заполнения и количество символов в ИНН и ОГРН изменится;
• Наименование – сокращенное наименование организации;
• Полное наименование – полное наименование организации;
• Страна регистрации;
• ИНН;
• КПП;
• Код ОКПО;
• ОГРН – основной государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица. Если поставщик – физическое лицо, то будет предложено ввести ОГРНИП;
• ОКВЭД – основной код внешнеэкономической деятельности;
• Субъект малого и среднего предпринимательства;
• Фактический адрес;
• Юридический адрес;
• Номер телефона;
• Факс – если имеется;
• ! Виды деятельности – виды деятельности по классификации Агрохолдинга "СТЕПЬ", указывается из списка, возможен множественный выбор. По выбранным видам деятельности видны будут лоты, и по ним можно будет выставлять предложения;
• Контактные данные поставщика – сотрудники организации поставщика, с которыми предполагается контактировать;
• Комментарий - поле для дополнительной информации

После заполнения реквизитов необходимо ознакомиться с правилами регистрации, нажав гиперссылку «С правилами регистрации ознакомлен». После ознакомления установить флаг (рис 3).

Рисунок 3

К анкете имеется возможность прикреплять файлы, которые дают представление о деятельности контрагента. Для этого необходимо нажать следующую клавишу (рис 4)

Рисунок 4

Затем выбрать кнопку «Добавить»-«Из файла на диске» и присоединить его (рис 5)

Рисунок 5

После окончательной проверки анкеты необходимо нажать «Подать документы». При этом появится уточняющее окно о вашей уверенности в подаче документов, в правильности заполнения реквизитов – поскольку после нажатия клавиши «Подать документы» редактировать форму и изменять реквизиты будет невозможно.

!Важно После подачи документов система закрывает сеанс и отредактировать поданную  анкету пользователь не сможет.

!Важно Подать две анкеты с одинаковым ИНН или ОГРН, или адресом электронной почты, или именем для входа невозможно.

После рассмотрения анкеты ответственным со стороны Агрохолдинга "СТЕПЬ" будет отправлено письмо на электронный адрес, указанный в анкете, с сообщением об отказе в регистрации или успешной регистрации с логином и паролем для доступа в личный кабинет.

! Логин и пароль для входа должны прийти в течении 1 рабочего дня, если не приходят – обратиться к сотрудникам Департамента закупок.

3. Подача заявки на аккредитацию

Получив доступ в личный кабинет, поставщик имеет возможность зайти в программу под своими логином и паролем. Открывается меню личного кабинета.

Для регистрации заявки на прохождение аккредитации в личном кабинете необходимо перейти в журнал «Документы аккредитации» и создать новый документ (рис 6) «Аккредитация поставщика».

Рисунок 6

Документ предназначен для проверки критериев, которые являются обязательными для допуска поставщика к закупкам АО Агрохолдинг «СТЕПЬ».

В открывшейся форме документа пользователю необходимо заполнить:

• Организация – организация, которая проводит аккредитацию;(АО Агрохолдинг «СТЕПЬ»). Поле «Организация» обязательно к заполнению. В случае если поле организация останется незаполненным отправить на рассмотрение документ «Аккредитация» невозможно. В этом случае при нажатии кнопки «Подать документы» внизу экрана появится информационное сообщение о том, что прежде, чем отправлять документ на рассмотрение, необходимо заполнить поле организация. (рис 7)

Рисунок 7

• На закладке «Общие требования» необходимо дать пояснения по каждому требованию в колонке «Ответ». В случае, если нет подходящего варианта ответа или необходимо дать расширенный ответ, то необходимо заполнить поле «Комментарий участника», например (рис 8);

Рисунок 8

• В колонке «Требование к документу» содержится описание документа, копия которого должна быть приложена к аккредитации. Прикрепление файлов осуществляется по кнопке со скрепкой (рис 9)
• Колонка «Содержание требования» - более детально описывает требования к документу.

Рисунок 9

После заполнения ответов на каждое требование и прикрепления файлов необходимо отправить аккредитацию на проверку. Для этого предназначена кнопка «Подать документы».

Система регистрирует документ, заполняя поле «Дата отправки на проверку» и добавляя надпись «Анкета отправлена» (рис 10). Также внизу экрана появляется уведомление о том, что документ отправлен.

Рисунок 10

!Кнопка «Сохранить» используется для того, чтобы не потерять ранее внесенную информацию. При ее нажатии документы не передаются, только сохраняются.

При нажатии клавиши «Подать документы» по аналогии с подачей документа «Анкета поставщика» появится уточняющее уведомление об уверенности внесенной информации и если все корректно, то нажимаем клавишу и подаём документ.

!Важно После подачи документов система закрывает сеанс и отредактировать поданные документы аккредитации пользователь не сможет.

После этого аккредитация будет рассмотрена комиссией Агрохолдинга "СТЕПЬ".

Процесс аккредитации и подачи предложений проходят параллельно. Аккредитация обязательное требование, но подать предложение на любую закупку можно до принятия решения по аккредитации специалистами АО Агрохолдинг «СТЕПЬ».

По результатам прохождения процедуры Аккредитации будет направлено письмо на почту, указанную в анкете (на тот же электронный адрес, на который приходили логин и пароль). В случае отказа в аккредитации, имеется возможность повторной подачи документа на рассмотрение.

Если отказано в аккредитации по причине отсутствия соответствующих документов в приложении к документу. Необходимые файлы нужно прикрепить к существующему документу и сообщить об этом ответственному сотруднику Агрохолдинга «СТЕПЬ».

В случае наложения моратория на работу с поставщиком комиссией, повторная аккредитация будет возможна только после даты окончания моратория.

Кроме того, программой предусмотрена возможность удалить прикрепленные файлы. Но сделать это можно только до момента нажатия на кнопку «Подать документы» (рис 11)

Рисунок 11

• Отзыв аккредитации

Если поставщик по своим объективным причинам решил не участвовать в закупочной процедуре, то создается документ «Отзыв аккредитации». Создать его можно на основании документа «Аккредитация поставщика». Для этого необходимо открыть документ «Аккредитация поставщика» нажать кнопку «Создать на основании», выбрать «Отзыв аккредитации».(рис 12)

Рисунок 12

В документе «Отзыв аккредитации» поля будут заполнены автоматически. Необходимо только нажать кнопку «подать документы» (рис 13)

Рисунок 13

По результатам рассмотрения документа выносится решение либо «отозвать», либо «не отзывать».

Если по аккредитации принято решение «Отозвать», то в личном кабинет у поставщика при нажатии кнопки «Обновить» статус аккредитации меняется на «Не аккредитован» и список лотов, а также других интерактивных полей становится недоступным. (рис 14)

Рисунок 14

До момента вынесения по документу. Документ «Отзыв аккредитации» будет отражаться в личном кабинете в соответствующем разделе (рис 15)

Рисунок 15

4. Создание документа «Квалификация»

Если для принятия участия в закупочной процедуре необходимо пройти дополнительно квалификационные отбор – в таком случае на электронный адрес, указанный в анкете, поступит приглашение на «Квалификационный отбор» и в личном кабинете в соответствующем разделе появится документ, который нужно будет заполнить и прикрепить соответствующие документы при необходимости. (рис 16)

Рисунок 16

В документе «Квалификация поставщика» заполняется только вкладка «Требования к поставщику лота». На данной вкладке указываются необходимые критерии для данной закупочной процедуры, которые необходимы в дополнение к требованиям Аккредитации.

Необходимо заполнить столбцы «Ответ», «Комментарий участника» в соответствии с указанными критериями и прикрепить необходимые файлы по нажатию кнопки «скрепка».

(рис 17)

Рисунок 17

По результатам рассмотрения документа «Квалификация поставщика» выносится либо положительное решение, либо отказ.

В случае положительного решения поставщик получит доступ к лоту в кабинете поставщика и сможет выставить предложение поставщика.

5. Просмотр лотов и формирование предложений

Поставщик имеет возможность просматривать позиции лота, условия закупки и закупочную документацию. Для этого необходимо в личном кабинете перейти по вкладке «Лоты» (рис 18).

Рисунок 18

В форме лотов отображаются только те лоты, которые находятся на стадии сбора предложений или переторжки. Отмененные лоты, лоты, по которым завершены процедуры, не отображается в списке. Также в списке лотов недоступны те лоты, вид деятельности которых не совпадает с выбранными видами деятельности поставщика в анкете. Если в списке «Лоты» не отражается необходимый тендер – обратиться к сотрудникам Департамента закупок. (рис 19)

Рисунок 19

Для более детальной информации необходимо открыть карточку лота двойным нажатием правой кнопкой мыши. Форма лота недоступна для редактирования.

На закладке основные сведения отображаются такие данные как предмет договора, дата исполнения договора, место поставки, а также общие требования к поставщику, метод оценки предложений. Также отображается актуальная стадия закупочной процедуры и ее продолжительность (рис 20)

Рисунок 20

На закладке «Номенклатура» представлена спецификация лота с закупаемой номенклатурой и количеством по периодам (рис 21)

Рисунок 21

Закладка «Условия» состоит из ряда подзакладок из закупочной процедуры, переключаясь по которым, можно получить следующую информацию (если они были заполнены организатором закупки):

• Желаемые условия оплаты и поставки;
• Контрольные условия по договору;
• Требования к участникам;
• Требования к составу документов;
• Порядок предоставления документации;
• Условия обеспечения заявки / аванса / договора;
• Условия приема и оформления заявок;

По кнопке «Связанные файлы» имеется возможность посмотреть и сохранить те материалы, которые организатор закупки предоставил для доступа внешним поставщикам, например, техническое задание. (рис 22)

Рисунок 22

• Формирование предложений поставщика

Для формирования коммерческого предложения необходимо в форме лота нажать «Создать на основании – Предложение участника закупочной процедуры» (рис 23)

Рисунок 23

В открывшейся форме документа необходимо заполнить:

• На закладке «Условия»:
  • Условия поставки в текстовом виде;
  • Сроки выполнения договора;
  • Срок поставки в днях;
  • Условие оплаты;
  • Контактное лицо контрагента;
• На закладке «Условия по номенклатуре»:
  • По каждой номенклатуре и месту поставки необходимо указать цену, одинаковую для всех периодов поставки, цену по прайс-листу;
  • Указать количество для каждого периода;
  • Указать ставку НДС;
  • Заполнять единицу измерения и номенклатуру поставщика имеет смысл в следующих случаях:
    • Наименование номенклатуры в лоте отличается от наименования номенклатуры в базе поставщика;
    • Отличия в единицах измерения;
    • Предложение аналогов (рис 24)

Рисунок 24

«Номенклатура» - номенклатура, указанная в лоте.

«Код номенклатуры» - соответствует номенклатурной позиции из лота

«Место поставки» - информация из лота.

«Номенклатура поставщика» - если у поставщика нет номенклатуры, соответствующей по наименованию и ед. изм. номенклатуре, указанной в лоте, но есть аналогичный по техническим свойствам и характеристикам товар, но с другим наименованием и ед. изм. – тогда он вписывает название его номенклатуры в строку «Номенклатура поставщика».

Если же номенклатура, которую указывает поставщик, совпадает по наименованию и единицам измерения с той, которая указана в лоте, тогда заполнять строки «Номенклатура поставщика», «Единица измерения», «Коэффициент» не нужно.

«Артикул поставщика» - артикул, который присвоен для данной номенклатурной позиции у поставщика.

«Единица измерения поставщика» - поставщик указывает единицу измерения, соответствующую его номенклатуре;

«Коэффициент» - в том случае, когда единица измерения поставщика не соответствует указанной в лоте, применяется коэффициент. Коэффициент – коэффициент перевода единиц измерений поставщика в единицы измерения, указанные в лоте. Рассмотрим данный термин на следующем примере: Указанная в лоте номенклатура к приобретению «Вода» в количестве 100 литров. Поставщик готов предложить 5 галлонов по данной номенклатуре. В одном галлоне содержится 20 литров воды.  Единица измерения поставщика отличается от указанной в лоте. В этом случае необходимо в своем предложение заполнить поле «Коэффициент». В данном случае он будет равен 20. Данный коэффициент позволяет привести единицы измерения поставщика к единицам измерения, указанным в лоте.

«Кратность» - Означает, что данная номенклатурная позиция упакована в определенном количестве и продается исключительно упаковками. (Например, 1, 2 или 3 упаковки соответствуют указанному кол-ву товара и разделены быть не могут)

«Скопировать» - данная кнопка позволяет создать еще один аналог поставщика к соответствующей номенклатурной позиции, указанной в лоте.

После указания цены, Ставки НДС и количества система пересчитывает Сумму НДС и Сумму.

В том случае, если контрагент работает без НДС на закладке «Основное» ему необходимо указать «Контрагент работает без НДС». После этого в табличной части документа все цены и суммы будут указаны без НДС без возможности дальнейшей корректировки ставки НДС (рис 25)

Рисунок 25

В том случае, если контрагент работает с НДС, после того как он указал цену в своем предложении – ему необходимо установить галочку включает или не включает НДС предложенная цена.

Тогда в табличной части появится возможность выбора необходимой ставки НДС, сумма будет рассчитываться автоматически, а на закладке «Основное» в строке «НДС» отразится общая сумма налога, входящего в общую сумму. Цена остается без изменений, меняется только Сумма в зависимости от того, стоит галочка «Цена включает НДС» или нет (рис 26)

Рисунок 26

Из формы документа можно выгрузить данные закладки «Условия по номенклатуре» в Excel (по кнопке «Выгрузить в Excel), заполнить файл вне системы и затем загрузить (по кнопке «Загрузить из Excel») в этот же документ. Изменить состав колонок и порядок их следования не получится. Поскольку в этом случае загрузить файл не будет возможности, его невозможно будет прочитать. Ячейки с прозрачным фоном доступны только на просмотр (рис 27)

Рисунок 27

К предложению имеется возможность прикрепить файлы по команде «Связанные файлы».

Обязательным для заполнения является поле «Предмет заявки», расположенное на вкладке «Условия» (рис 28)

Рисунок 28

Можно сделать несколько предложений по одному лоту.

При нажатии клавиши «Подать документы», по аналогии со всеми вышеуказанными документами, программа выводит уточняющее сообщение об уверенности пользователя об отправке, потому что после нажатия клавиши «Подать документы» редактировать документ будет невозможно.

Кнопка «Сохранить» позволяет только сохранить внесенную ранее информацию, при ее нажатии документы лишь сохраняются для того, чтобы можно было с ними продолжить работу через какое-то время. При нажатии клавиши «Сохранить» документы не отправляются.

Список всех предложений можно посмотреть, нажав на начальной странице «Предложения по лотам» (рис 29)

Рисунок 29

В списке предложений после того, как документ подан появляется статус «Документ подан» (рис 30)

Рисунок 30

При попытке пометить на удаление уже отправленный документ внизу экрана будет выходить сообщение о том, что документ отправлен и не может быть изменен (рис 31)

Рисунок 31

Удаление документа возможно только до момента его подачи по клавише (рис 32)

Рисунок 32

В списке предложений можно просматривать в каком статусе находятся предложения.

Существует три статуса:

• Черновик - протокол вскрытия конвертов не был сделан, предложение есть возможность редактировать;
• Проведен - предложение поступило на рассмотрение организатору закупки, выполняется стадия оценки;
• Допущен к участию - предложение прошло отбор и было допущено для участия в следующих стадиях или было выбрано в качестве победителя.

6. Участие в переторжке

Переторжка представляет собой процесс запроса скидок у участников закупочной процедуры. Для этого поставщикам на электронный адрес, указанный в анкете в строке «email» отправляется приглашение на участие в переторжке. Получив данное приглашение, поставщик на основе первого поданного предложения создает новое, в котором он может указать новую цену, дополнительную позицию аналог, изменить кол-во и т.д. – произвести все изменения, которые считает нужным (рис 33)

Рисунок 33

Первоначально открываем уже поданное предложение, нажимаем создать на основании «Предложение участника закупочной процедуры». В новом предложении появляется дополнительная строка «Запрос переторжки» – для того, чтобы была возможность идентификации количества переторжек. (рис 34)

Рисунок 34

Далее, в табличной части обратите внимание на следующие поля: (рис 35):

Рисунок 35

«Номенклатура» - номенклатура, указанная в лоте.

«Код номенклатуры» - соответствует номенклатурной позиции из лота

«Место поставки» - информация из лота.

«Номенклатура поставщика» - если у поставщика нет номенклатуры, соответствующей по наименованию и ед. изм. номенклатуре, указанной в лоте, но есть аналогичный по техническим свойствам и характеристикам товар, но с другим наименованием и ед изм – тогда он вписывает название его номенклатуры в строку «Номенклатура поставщика». Если же номенклатура, которую указывает поставщик, совпадает по наименованию и единицам измерения с той, которая указана в лоте тогда заполнять строки «Номенклатура поставщика», «Единица измерения», «Коэффициент» не нужно.

«Единица измерения поставщика» - поставщик указывает единицу измерения, соответствующую его номенклатуре;

«Коэффициент» - в том случае, когда единица измерения поставщика не соответствует указанной в лоте, применяется коэффициент. Коэффициент – коэффициент перевода единиц измерений поставщика в единицы измерения, указанные в лоте.

«Кратность» - Означает, что данная номенклатурная позиция упакована в определенном количестве и продается исключительно упаковками.

«Скопировать» - данная кнопка позволяет создать еще один аналог поставщика к соответствующей номенклатурной позиции, указанной в лоте.

Далее:

В первой части табличного документа все остается без изменений, во второй части появляется следующий нюанс: строка предыдущая цена проставляется автоматически из предыдущего предложения (на основе которого было создано текущее). Эта цена недоступна для изменений. В следующую строку «Цена с НДС» поставщик вписывает новую цену (при условии, если он готов ее снизить). При этом сумма пересчитывается на основе новой цены предложения.

Рисунок 36

При этом, также обратите внимание, что если контрагент работает без НДС, то и в табличной форме названия строк и столбцов меняются в зависимости проставлена галочка или нет, строка уже называется просто «Цена». В столбце «Ставка НДС» появится информация «Без НДС» без возможности ее редактирования

Рисунок 37

7. Просмотр выигранных лотов

В разделе «Выигранные лоты» для поставщика доступна информация о лотах, по которым он признан победителем. Информация доступна только для просмотра. Удалять, добавлять, создавать документы на ее основе нельзя (рис 38)

Рисунок 38

8. Просмотр заключенных договоров

Список заключенных договоров с поставщиком можно посмотреть в разделе «Договоры» (рис 39)

Рисунок 39

В открывшемся списке отображается организация, заключившая договор, дата и номер документа, а также сумма.

Нажав два раза правой кнопкой мыши на нужном договоре, откроется его карточка на просмотр (рис 40).

Рисунок 40

На закладке «Номенклатура» отображается спецификация договора с ценой и количеством к поставке по периодам.

9. Просмотр заказов поставщику

Заказ поставщику – документ, в котором отражается наименование товара к поставке. В документе указываются все основные реквизиты предполагаемой к поставке номенклатуры: дата и номер заказа, договор, организация, валюта, наименование товара, количество, цена, сумма и т.д.

Список всех возможных заказов поставщику можно посмотреть в разделе «Заказы поставщикам» (рис 41)

Рисунок 41

Нажав два раза правой кнопкой мыши на нужном заказе, откроется его карточка на просмотр (рис 42).

Рисунок 42